Le rôle de l’Organisme de Surveillance (ODV) dans le Décret Législatif 231/01

L’organisme de surveillance est composé de personnes ayant des compétences spécifiques dans différents domaines. On peut y trouver des experts en droit, en finance et en gestion d’entreprise, ainsi que des profils plus techniques, par exemple des spécialistes en sécurité au travail, en informatique ou en prévention environnementale. Ces membres sont choisis en fonction de 3 facteurs : compétence, indépendance et autonomie. Ils doivent garantir le respect des réglementations et des procédures internes. Leur mission principale est de prévenir les violations et les comportements inappropriés.

L’organisme peut inclure des membres internes et/ou externes à l’entreprise. Les membres internes peuvent être des dirigeants ou des employés avec des qualifications particulières, tandis que les membres externes sont souvent des consultants ou des experts indépendants. L’organisme de surveillance se réunit périodiquement pour analyser les activités de l’entreprise, rédige des rapports et propose des actions correctives si nécessaire.

L’organisme de surveillance est nommé par l’organe administratif de l’entreprise ( conseil d’administration ou administrateur unique). Cette évaluation prend en compte les compétences, l’expérience et l’intégrité des candidats. L’organisme de surveillance est indépendant et doit fonctionner sans conflits d’intérêts. Ensuite, le conseil d’administration approuve la nomination.

Pour exercer efficacement son rôle, l’OdV doit répondre à certaines exigences fondamentales :

Autonomie et indépendance :

• L’OdV doit être autonome par rapport à la direction et ne pas être soumis aux hiérarchies internes
• Ses membres doivent pouvoir agir de manière indépendante et sans pressions extérieures
• Il doit avoir le pouvoir d’accéder à toutes les informations et documents pertinents de l’entreprise

Professionnalisme et compétence :

• Les membres de l’OdV doivent avoir une expertise et un professionnalisme avérés en droit pénal, en organisation d’entreprise et en modèles de prévention 231
• Ils doivent être à jour sur les réglementations et les meilleures pratiques en matière de compliance
• Ils doivent être capables de réaliser une analyse critique et autonome des risques d’infractions

L’organisme de surveillance joue un rôle crucial dans le respect des procédures de l’entreprise. Il vérifie également que l’entreprise se conforme aux lois et réglementations applicables. Cet organe surveille l’efficacité des systèmes de contrôle interne et est chargé de détecter d’éventuels comportements illicites.

L’organisme de surveillance exerce diverses activités, parmi lesquelles :

• préparer des rapports périodiques pour la direction
• signaler toute anomalie constatée lors des vérifications
• collaborer avec d’autres organes de contrôle pour assurer une supervision complète
• contribuer à la transparence et à l’équité des opérations de l’entreprise
• agir comme intermédiaire entre l’entreprise et les autorités de régulation
• aider à protéger l’entreprise contre les risques juridiques et réputationnels

Conformément au Décret Législatif 231/2001, la durée du mandat de l’organisme de surveillance est fixée par les statuts ou par l’acte de nomination. En général, la période varie entre trois et cinq ans. La durée précise dépend des dispositions internes de l’entreprise. Il est essentiel que l’organisme fonctionne de manière continue et sans interruption. Une fois le mandat expiré, les membres peuvent être reconduits. En cas de démission, de révocation ou d’autres causes de cessation du mandat, de nouveaux membres sont nommés.

L’organisme de surveillance doit être informé lorsqu’il se produit des événements significatifs pouvant avoir un impact sur les activités réglementées. Cela inclut des situations telles que des violations réglementaires, des risques pour la sécurité ou la stabilité financière, ou des problèmes opérationnels graves.
L’organisme doit également être informé chaque fois que l’entreprise met en place des changements organisationnels significatifs susceptibles de modifier l’analyse des risques à la base du Modèle.

Les informations fournies doivent être claires, complètes et exactes, permettant à l’organisme d’évaluer correctement la situation et de prendre des décisions éclairées. Les retards ou omissions dans la communication peuvent compromettre l’efficacité de la supervision et miner la confiance dans le système. Il est donc fondamental que toutes les fonctions de l’entreprise maintiennent des canaux de communication ouverts et transparents avec l’organisme de surveillance. De cette façon, une collaboration efficace dans la gestion des risques et dans le maintien de l’intégrité du système est garantie.